Legalisatie en apostille tussen Turkije en België: wie stempelt wat

Een Belgische dienst wil zeker zijn dat uw Turkse document echt is. Daarvoor dient de apostille: een stempel of bijlage die de handtekening van de Turkse ambtenaar bevestigt. Op deze pagina leest u welk loket in Turkije of België bevoegd is, en in welke volgorde u apostille en vertaling regelt.

Apostille of legalisatie: het verschil

Legalisatie is de oudere, langere weg. Het document gaat dan van de ene instantie naar de andere, tot een consulaat of ambassade van het ontvangende land de laatste handtekening bevestigt. De apostille vervangt die hele keten door één formaliteit in het land van afgifte. Dat kan alleen tussen landen die partij zijn bij het Haagse Apostilleverdrag van 5 oktober 1961.

België en Turkije zijn allebei partij. Een Turkse akte voor een Belgische gemeente heeft dus genoeg aan een Turkse apostille. Een stempel van de Belgische ambassade in Ankara is niet nodig. Omgekeerd krijgt een Belgisch stuk voor Turkije een Belgische apostille, zonder tussenkomst van het Turkse consulaat.

Het bevoegde loket in Turkije

In Turkije hangt het loket af van de aard van het document. Een vergissing kost tijd, want het verkeerde loket weigert het stuk of verwijst u door.

Elke notariële handeling valt onder de valilik of kaymakamlık, ook als de notaris een kopie van een vonnis eensluidend verklaart. Het oorspronkelijke vonnis zelf gaat naar de adalet komisyonu başkanlığı. Voor een e-Devlet-document met streepjescode verschilt de praktijk per loket: vraag vooraf na hoe uw provincie of district daarmee werkt.

Het bevoegde loket in België

Gaat het om een Belgisch stuk voor Turkije, dan zet de Dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken de apostille. U kunt bij het loket in Brussel terecht of, voor een groeiend aantal documenten, de elektronische toepassing e-Legalisatie gebruiken. Uittreksels uit de Databank Akten Burgerlijke Stand vraagt u bij uw gemeente; die kunnen vaak meteen elektronisch worden geapostilleerd.

Niet elk Belgisch stuk kan rechtstreeks naar de FOD. Een document van een private instelling of een onderwijsinstelling heeft soms eerst een voorafgaande handtekeningcontrole nodig. FOD Buitenlandse Zaken beschrijft per soort document welke stap eerst komt. Meer over Belgische stukken voor Turkije leest u bij vertaling Nederlands–Turks.

Eerst apostille, dan vertaling

De apostille komt op het origineel. Wordt het stuk eerst vertaald en pas daarna geapostilleerd, dan ontbreekt de tekst van de apostille in de vertaling. Een Belgische ambtenaar ziet dan een vertaling die niet overeenkomt met het stuk in zijn dossier. Dat is een veelvoorkomende reden voor uitstel.

Laat u de vertaling in Turkije maken, dan komen er twee apostilles: één op het originele document en één op de notariële bekrachtiging van de vertaling. Beide komen van de valilik of kaymakamlık, tenzij het origineel een vonnis is. Hoe die notariële stap verloopt, leest u bij de bekrachtiging door de Turkse noter.

Een voorbeeld maakt het concreet. Een Turks echtscheidingsvonnis voor de gemeente Genk krijgt eerst de apostille van de adalet komisyonu başkanlığı. Daarna vertaalt een yeminli tercüman het vonnis met die apostille, bekrachtigt de notaris de vertaling en zet de kaymakamlık een tweede apostille op die bekrachtiging. Twee loketten, twee apostilles, één dossier.

Wat een apostille niet doet

Een apostille bevestigt alleen de handtekening, de hoedanigheid van de ondertekenaar en eventueel het stempel. Ze zegt niets over de inhoud. Een Belgische gemeente kan een geapostilleerde akte dus nog altijd onderzoeken, bijvoorbeeld bij twijfel over een schijnhuwelijk of over een afstamming. Ook de vertaling blijft een aparte vereiste: de apostille maakt een Turks stuk niet leesbaar voor een Vlaamse ambtenaar.

Let ook op de ouderdom. Veel Belgische diensten willen een akte die niet ouder is dan zes maanden. Een apostille op een oud uittreksel helpt dan niet; vraag eerst een recent uittreksel aan en laat dat apostilleren.

Uw route in de praktijk

Zit u in België en ligt het origineel in Turkije, dan kan een familielid het stuk bij het loket brengen, of wij regelen het in Ankara als het origineel bij ons is. Voor een vonnis vragen wij eerst een eensluidend afschrift met de vermelding dat het definitief is. Bij gezinshereniging telt elke week; de pagina over gezinshereniging via DVZ toont welke stukken een apostille nodig hebben. Weet u niet bij welk loket uw stuk hoort, vraag het dan via het contactformulier.